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ポスト・イット®とイーゼルパッドで、どんどんアイデアを生み出し、効果的な会議を!

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 8月31日(水)に、スリーエムジャパン株式会社大阪支店より藤丸周一郎さんをお迎えし、明日から会議が劇的に変わる!ポスト・イット®ミーティングソリューション™を体験しよう!」というワークショップ型のセミナーを開催しました。

 

 このセミナーは、6月28日に開催した「人が集まる!男女共同参画講座の作り方」に続く、男女共同参画に関する活動を行っている団体の方に向けセミナーの第2弾です。

 

 「ポスト・イット® ミーティングソリューション™ 」は、ポスト・イット®製品を利用した発想力をサポートする画期的なソリューションです。

 

 長時間だらだらのダメ会議を、どうやって、たくさんのアイデアが生まれ、参加者のみなが納得のいく結論を出す短時間集中会議に変えるか?
参加者30名を5つのチームに分け、体験しながら学んでいきました。

 

アイスブレークはポスト・イット®と卓上イーゼルパッドで

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 まずは、6人チームで、お隣の人の似顔絵を書きながら、「地域のお困りごと」というテーマで自己紹介を兼ねてのアイスブレーク。「えぇ!?絵がヘタなのに・・・」という声も上がりながら、楽しくスタートしました。

 

ブレインライティングでアイデア出し

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 お困りごとの中から、それぞれのチームのテーマを設定して、ブレインライティングでアイデア出し。A3の用紙に横3枚×縦4枚のポスト・イット®を貼り、1行目の3枚にアイデアを書く。3枚を1分で。
一斉に隣の人に渡し、書かれたアイデアを見てさらに3つ追加する。

 

 後半は1分20秒ずつという、テンポのよい進行に「アイデア出ない~」という悲鳴も上がりながら、それぞれのチームで50個から最大72個のアイデアが出てきました。

 

 

「親和図法」でアイデアを見える化してまとめる!

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 次は、全員立ちあがって、壁に貼られた世界一大きなポスト・イット® イーゼルパッド3枚分に、書き出されたアイデアをだし、似たアイデアを集めて塊にし、それに分類した名前を付けていくという方法でアイデアを構造化(見える化)して統合していきます。

 

 分類した名前1つ1つをポストイットに書き写したあとに、アイデアの評価はバタフライテストで行いました。実行が容易なものに、青いシールを、効果が高いと思われるものに赤いシールを、それぞれ一人3ポイントずつ貼っていきます。そして、それをペイオフマトリックスに貼って見える化しました。どのアイデアが効果が高く、実行が容易かが一目瞭然です。

 

 途中、ポスト・イット®を識別して1枚ずつデータ化する、ポスト・イット®プラス アプリも紹介されました。色つきの正方形のものなら、キャプチャーでき、それがパワーポイントなどにエクスポートできる便利なツールに驚きの声が。

 

 

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 各チームでどのようなアイデアが出て、どれが評価が高かったかを発表。

 

「自分では考え付かない意見が出てはっとした!」といった声も聞かれました。

 

 

Y(やったこと)、W(わかったこと)、T(次にやること)

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 最後に、Y(やったこと)、W(わかったこと)、T(次にやること)というフレームで、個人でワークの振り返りを行いました。

 

:ポスト・イット®を活用をしたワークショップをやって
:見える化すると整理しやすい
:自分のグループで今日の内容を早速やってみたい!

 

:自治会に提案したい
といった発表がありました。

 

 ポスト・イット®製品を生んだ会社の講師ならではの裏ワザ満載!例えば、紙が反らないようにポスト・イット®を剥がす秘訣や、大きなイーゼルパッド用のポストイットは、上部60cmのところにポストイットを貼らないこと、ポスト・イット®の色の持つ意味、などなど。

 

 「チームで取り組むと笑顔が増える」
 「見える化すると見えないものが見えてくる」
 「匿名性があるのでアイデアだけが見える」
といったことを体感できたあっという間の2時間半に、参加者のみなさんも大満足!

 

 アンケートからは、「楽しかった!!」「ポスト・イット®を使う会議は何度もしているが、どう効果があるのか、改めて実感しました」「ミーティング方法に悩んでいる人におすすめしたい」といった感想がうかがえました。
中でも、ブレインライティングについて、「全員参加型、発言が少ない人にも有効な手段だとわかった!」「同じ団体の中で違う意見を言うことの難しさを感じていたが、よい方法だと思った」と、多数の方がその有効性を実感したようです。

 

 あとは実践あるのみですね!

 

ポスト・イット® ミーティングソリューション™について、詳しくはこちらをご覧ください

※ポスト・イット®ミーティングソリューション™ガイドブックのダウンロードもできます</>

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